Todo el paciente en una sola ficha
Abres al paciente y arriba ves siempre lo importante: su foto, sus alertas médicas y, si es menor de edad, el aviso de que requiere tutor. Debajo, el expediente se ordena en pestañas:
- Ficha: datos personales y antecedentes médicos (alergias, medicación, hábitos, cirugías previas).
- Expediente: evolución clínica, odontograma, tratamientos, recetas y documentos firmados.
- Finanzas: datos fiscales, cotizaciones y facturas del paciente.
- Citas: próximas, canceladas e historial, con lo que se cobró cada día.
- Actividad: una sola línea de tiempo con citas, pagos, cotizaciones, recetas, fotos y tratamientos.
¿Necesitas campos extra, como ocupación o antecedentes heredofamiliares? Se encienden, y se vuelven obligatorios si quieres, desde Mi consultorio. Y si usas el formulario de pre-registro, el paciente nuevo llena sus datos y antecedentes desde su celular antes de llegar: lo que contesta se pasa a su ficha sin borrar lo que ya tenías capturado.
Odontograma: diagnóstico y plan por diente
El odontograma es un diagrama de toda la boca, numerado con el sistema FDI que pide la NOM-013 (si trabajas con laboratorios o radiografías en numeración americana, la tabla de numeración FDI, universal y Palmer traduce diente por diente). Así se marca:
- Tocas el diente y eliges el diagnóstico: caries, obturación, ausente, corona y los demás de tu catálogo.
- Le agregas uno o más tratamientos, cada uno con su estado: pendiente, en proceso o realizado.
- El signo aparece solo sobre el diente, según el tratamiento.
Abajo, el plan de tratamiento junta todos los dientes en una tabla con su estado, su avance y quién lo hizo. Desde ahí mandas un tratamiento a cotizar, y el chip cambia de color cuando ya está pagado, cuando tiene abonos o cuando se hizo y todavía no se cobra. Para registrar avance, palomeas los procedimientos y usas «Evolucionar»: el sistema te propone una nota, que se guarda solo cuando tú le das «Guardar».
Un detalle que conviene saber desde el principio: de entrada, cobrar un tratamiento de un diente no lo marca como realizado en el odontograma; ese cambio lo hace quien atiende. Lo que no lleva diente (una limpieza, una valoración) sí queda registrado solo en el expediente cuando lo cubre un cobro de la caja.
Notas de evolución que no se pierden
Todas las notas viven en un solo lugar: Evolución clínica, dentro del expediente. Cada una lleva fecha, hora y autor, que es lo que la norma pide (qué más debe decir, con ejemplos de resina, endodoncia o extracción, en nota de evolución dental: ejemplos para copiar). Llegan por dos puertas:
- Quien atiende las escribe desde la ficha del paciente. Si ese día tiene cita, la nota se liga sola a esa cita.
- Recepción las anota al cerrar la cita, con «Escribir evolución».
Cada nota trae fecha, autor y la cita a la que pertenece. Si corriges una, queda marcada como «(editado)» y lo anterior se archiva en el historial del expediente. Las recetas siguen el mismo criterio: una receta capturada por error no se borra, se anula con su motivo y queda visible como «Receta anulada».
Para revisar si tu expediente cubre todo lo que piden la NOM-004 y la NOM-013, usa el checklist del expediente clínico dental.
Consentimientos firmados y archivados
Desde Documentos buscas al paciente, eliges el consentimiento (hay más de 20 tipos dentales, además del contrato de ortodoncia) y decides cómo se firma:
- En papel: lo imprimes con las líneas de firma en blanco, como siempre.
- En tablet: el paciente lo lee en pantalla, firma con el dedo y marca la casilla de que se le explicó el procedimiento.
- Desde su celular: le llega un enlace de un solo uso que vence en 48 horas.
El consentimiento firmado se guarda en Documentos del expediente con la firma dentro del PDF. Si el paciente es menor, firma su papá, mamá o tutor. La firma del doctor se registra una vez y sale en recetas y órdenes de laboratorio, y en los consentimientos que el paciente firmó en tablet o por enlace.
El expediente cubre los apartados que la NOM-004-SSA3-2012 pide documentar. Llenarlo completo y cumplir la norma le corresponde a tu consultorio; el sistema te da el lugar para registrar cada cosa y tenerla a la mano.
Quién ve qué
Cada persona entra con su propio usuario y un nivel de acceso: titular de la cuenta, gerente, personal o doctor externo. Además, en cada área puedes ajustar si alguien no tiene acceso, solo ve, opera o administra.
- El doctor externo ve solo a sus pacientes y no ve la pestaña Finanzas.
- Borrar un paciente pide el nivel más alto, y no destruye nada: la ficha se oculta y se recupera desde «Eliminados».
- Combinar fichas duplicadas también pide el nivel más alto y hace un respaldo automático antes de mover nada.
Lo que se cobra en cada visita lo ves después en los reportes del consultorio.