Abre y cierra la caja sin cuentas a mano
La caja trabaja por turno y la regla es sencilla:
- Al abrir, anotas el fondo inicial: el efectivo que hay en el cajón en ese momento, ni un peso más.
- Durante el turno registras los cobros y las entradas o salidas de efectivo que no son de pacientes (la papelería, un cambio de fondo), cada una con su nota.
- Al cerrar, cuentas el efectivo y el sistema te dice si cuadra, si hay faltante o si hay sobrante.
Por ejemplo: abres con $500, cobras $1,200 en efectivo y sacas $100 para papelería. En el cajón debe haber $1,600. Lo cobrado con tarjeta o transferencia no cuenta para el cajón.
El corte te puede llegar por WhatsApp al cerrar, a uno o varios números (el tuyo y el de recepción, por ejemplo). Un corte cerrado no se reabre: si alguien lo edita después, queda el registro de quién lo cambió, cuándo y qué valor tenía antes. Y corregir el fondo de una caja abierta pide el permiso más alto, no el de recepción.
Cobra como se paga en un consultorio
Todo cobro pasa por una cotización, aunque sea de un solo renglón creada al momento. Sobre ella cobras como te paguen:
- Abonos: los que hagan falta. El saldo se recalcula con cada pago y la cotización pasa sola a «Pagada» cuando llega a cero.
- Ortodoncia y planes largos: una cotización por el tratamiento completo y cada mensualidad sobre esa misma.
- Efectivo y tarjeta en un solo cobro: divides el pago entre varios métodos, sin hacer dos cobros.
- Anticipos: si tu consultorio los usa, se registran al agendar. El día de la cita, el chip te dice cuánto dejó y cuánto falta.
Si alguien intenta cobrar el mismo tratamiento dos veces el mismo día, el sistema pregunta antes de registrarlo (en un pago dividido entre varios métodos no lo revisa, así que ahí conviene fijarse). Lo que no lleva diente, como una limpieza, queda anotado solo en el expediente del paciente; el avance de un diente lo marca quien atiende en el odontograma.
Cuando no se cobra en el momento
De entrada, para marcar que un paciente asistió hay que resolver el dinero: o hay un pago, o eliges por qué no se cobró.
- Ya estaba pagado, Garantía o Cortesía: no generan deuda.
- Queda a deber: el paciente entra a «Por cobrar», donde la antigüedad de la deuda se cuenta desde su último abono.
- Aseguranza: si usas el módulo de aseguranzas, la sigues en dos pasos, «por enviar a la aseguradora» y «esperando el pago».
Así, semanas después sabes si un tratamiento ya venía pagado o si se olvidó cobrarlo.
Pesos y dólares sin revolverlos
Si atiendes pacientes que pagan en dólares, el cobro en dólares se activa para tu consultorio. Con él:
- El efectivo en pesos y en dólares lleva dos renglones separados, cada uno con su fondo y su cuadre. Nunca se suman entre sí.
- Cada cobro en dólares pide el tipo de cambio del día. Viene precargado con el último que usaste.
- Una cotización lleva una sola moneda, pero el paciente puede pagarla parte en pesos y parte en dólares.
Recibo por WhatsApp y factura
Cada pago tiene su botón de recibo para mandarlo por WhatsApp. Si prefieres que salga solo, enciendes el recibo automático: se manda al registrar un pago con fecha de hoy, entre las 9 y las 21 horas, y trae el nombre del paciente para que una familia que comparte celular sepa de quién es.
Sobre la factura: al cobrar marcas «¿Pidió factura?» y el pago queda en tus pendientes de facturar. El sistema lee la constancia fiscal del paciente, pero no timbra el CFDI: lo emites con tu sistema de facturación y lo subes para entregarlo por WhatsApp.
Todo lo cobrado aparece después en los reportes de ingresos, por día, por forma de pago y por doctor.