Cuatro tipos de campaña
Una campaña es un mensaje de WhatsApp que se manda a un grupo de pacientes a la vez. Desde Campañas → Nueva campaña eliges uno de cuatro tipos:
- 🎂 Cumpleaños: a quienes cumplen años hoy, en los próximos 7 días o en el mes.
- 🔄 Recuperación: a quienes no han vuelto en cierto número de días, o no se han hecho un tratamiento en ese tiempo. El clásico «hace tiempo que no te vemos».
- 📢 Avisos: a todos los pacientes activos, para una promoción o un aviso general.
- ⚙️ Personalizada: combinas filtros por tiempo sin venir, tratamiento o etiquetas, o eliges pacientes uno por uno.
Cada campaña lleva su propio mensaje y, si quieres, su propia imagen. Nace como borrador: no le llega nada a nadie hasta que tocas «Activar y enviar». Antes, «Ver audiencia» te muestra a quién le tocaría, para revisar que el filtro esté bien puesto.
Automática o asistida: tú decides
- Automática: el sistema manda los mensajes solo. Conviene cuando hay alguien pendiente de contestar el WhatsApp del consultorio, porque los pacientes responden.
- Asistida: el sistema arma la lista y una persona de tu equipo manda mensaje por mensaje, con el botón de cada fila. Si nadie la despacha, no sale nada.
Las campañas de pacientes que dejaron de venir no caducan por unos días de retraso: a quien lleva meses sin venir no le cambia nada recibir el mensaje un poco después.
Cuida a tus pacientes y a tu número
Mandar de golpe es la forma más rápida de que WhatsApp limite un número. Por eso las campañas tienen frenos propios:
- Ritmo según la antigüedad del número. Un WhatsApp recién vinculado manda pocos mensajes al día y el cupo sube con las semanas. No se puede acelerar desde el panel.
- Salud del número. Si la sesión está caída o el número está en riesgo, el envío de campañas se pospone en vez de arriesgarlo. Las confirmaciones de cita no se frenan por esto.
- Aviso de fatiga. Si alguien ya recibió otra campaña tuya en los últimos 14 días, la lista te lo marca. Solo avisa: la decisión de mandarle es tuya.
- Quien ya agendó, queda fuera de las campañas de recordatorio por tratamiento o servicio. Y antes de cada envío el sistema revisa que el paciente siga cumpliendo la regla.
- Una familia, un mensaje. Si varios pacientes comparten el mismo WhatsApp, reciben un solo mensaje con todos los nombres, siempre que tu texto esté en neutro.
- Menores de edad: el saludo se dirige a su papá o mamá («Le escribimos por…»), según la fecha de nacimiento de la ficha.
Cumpleaños que se felicitan solos
Aparte de la campaña de cumpleaños, la pantalla Cumpleaños te muestra quién cumple hoy y quién cumple en el mes, con un botón para felicitar a cada uno. También puede mandar la felicitación sola todos los días:
- Eliges la franja de horas en que salen; el sistema las reparte dentro de ella para cuidar el número.
- Escribes tu mensaje con el nombre del paciente que se llena solo y subes tu imagen de felicitación.
- El envío automático viene apagado: lo enciendes cuando tengas listos tu texto y tu imagen. Necesita el WhatsApp del consultorio conectado.
Pacientes perdidos: que nadie se quede sin seguimiento
Es una función opcional que activamos a pedido para tu consultorio. Agrega dos listas al menú, que el sistema calcula solo a partir de tus citas:
- Pendientes por agendar: pacientes que cancelaron, no llegaron o agregaste a mano («llámenme en enero»).
- Pacientes perdidos: venían seguido y llevan semanas sin venir y sin cita próxima, es decir, dejaron el tratamiento.
Cada paciente sale de la lista en cuanto tiene una cita agendada. Recepción trabaja la cola «Contactar hoy» de arriba abajo: el botón WhatsApp abre el chat con un mensaje ya escrito, «Anotar» guarda qué pasó (no contestó, va a agendar, pidió que lo busquen después) y el sistema propone cuándo volver a intentarlo. Si el paciente contesta por WhatsApp, la tarjeta lo marca como «Respondió».
Desde aquí nada se manda solo: escribe quien abre el chat. Arriba ves el embudo de los últimos 30 días, de contactados a agendaron y a llegaron.
La otra mitad de no perder pacientes es que no falten: la confirmación de citas por WhatsApp cancela sola las citas que no van a llegar y te deja el espacio libre a tiempo. Y el botón «Agendar» de cada tarjeta te lleva directo a tu agenda con el paciente ya cargado.