Qué traemos de tu Google Calendar
Si hoy agendas en Google Calendar, no empiezas de cero. La migración la hace nuestro equipo: no es un botón dentro de la agenda, se activa una sola vez coordinando contigo. Lo que traemos:
- Citas con paciente, para no perder el historial ni las citas que ya tenías agendadas.
- Bloqueos de horario: vacaciones, comida, cursos, ausencias. Cada bloqueo queda ligado a su doctor, porque un bloqueo sin doctor no bloquea nada.
Lo que no se trae, a propósito:
- Los avisos de «todo el día» que mencionan a varios pacientes juntos (por ejemplo, un recordatorio de limpiezas con tres nombres). No son citas de una persona.
- Una cita que choca exactamente con otra que ya capturaste a mano en la agenda nueva. Se salta y queda pendiente de revisar: nunca pisa lo que capturaste tú.
Dos cosas que conviene saber desde el principio:
- En Google el tratamiento solía ir escrito en el título («2:00 Ana (Resina)»), así que las citas llegan sin motivo. Se ven y se atienden normal; para cobrarlas, le pones el tratamiento a la cita o al cobro. Lo ves en caja y cobros.
- Si varios especialistas usaban un mismo calendario por especialidad (uno de «Endodoncia», por ejemplo), la cita entra con la especialidad en el motivo pero sin doctor asignado. Recepción abre la cita y elige al doctor antes de que llegue el paciente.
¿Tus pacientes están en el Calendario de Apple, en otra agenda o en un Excel? También pueden llegar importados: cuéntanos qué tienes y lo revisamos contigo.
Lo que te toca a ti: compartir el calendario
Este paso se hace desde una computadora, porque la app del celular no tiene la opción:
- Entra a calendar.google.com con la cuenta donde vive el calendario.
- En el calendario correcto: tres puntos → Configuración y uso compartido.
- En Compartir con determinadas personas o grupos, agrega la dirección que te damos, con el permiso Ver todos los detalles de los eventos.
- Más abajo, en Integrar calendario, copia el ID de calendario y mándanoslo.
Se repite una vez por cada doctor que tenga su propio calendario. Tres cosas que suelen confundir:
- Google puede decir que no pudo enviar la invitación. Es normal: el permiso queda guardado igual. Revisa que la dirección aparezca en la lista.
- Compartir y mandar el ID son dos pasos distintos, y hacen falta los dos.
- Lo tiene que compartir quien es dueño de esa cuenta de Google. En muchos consultorios la agenda vive en la cuenta de recepción, no en la del doctor.
Sigue trabajando mientras tanto
Si lo pides, seguimos trayendo lo que se anote en Google mientras dura la transición:
- Si una cita cambia de hora en Google, también cambia en la agenda.
- No es instantáneo: un cambio puede tardar hasta media hora en verse.
- Si borras una cita en Google, no se borra sola en la agenda: cancélala también ahí.
Un detalle importante: en la agenda, cancela esas citas en lugar de «Eliminar definitivamente». Si la eliminas y el evento sigue vivo en el Google del doctor, se vuelve a traer. Si el doctor sigue anotando en su Google personal y eso causa más problemas que ayuda, pausamos la sincronización y de ahí en adelante todo se captura directo en la agenda.
Pacientes repetidos: cómo se juntan
Al importar pueden aparecer fichas que parecen duplicadas. Las causas típicas:
- Citas familiares bajo un solo nombre («Familia García», o dos nombres en un evento). Al separar a cada persona puede quedar una ficha vieja combinada.
- El mismo teléfono escrito distinto (con o sin +52, con espacios), que hace que el sistema no reconozca que es la misma persona.
Para juntarlas está Combinar Pacientes, un asistente de cuatro pasos: buscas las dos fichas, eliges cuál se conserva, ves cuántas citas, tratamientos, cotizaciones y pagos se van a mover, y confirmas escribiendo COMBINAR. No se puede deshacer, por eso el sistema hace un respaldo de las dos fichas antes de tocar nada, y solo lo puede hacer quien tiene nivel Administrar en Pacientes.
Si son dos personas distintas que comparten celular, como familiares, no se combinan: es válido que compartan número, siempre que cada nombre esté bien escrito.
¿Y Google Calendar después?
Ya no hace falta usarlo en paralelo: la agenda por sillón funciona completa sin él. Si quieres seguir viendo tus citas en tu celular o tu reloj, hay un espejo opcional hacia tu Google Calendar que activamos a pedido:
- Tus citas aparecen allá unos 5 minutos después de crearlas, moverlas o cancelarlas. Los bloqueos no se copian.
- Si cancelas una cita en la agenda, su evento se quita solo de tu Google.
- Solo toca los eventos que él mismo creó; lo que pongas tú no se modifica.