Qué le llega a tu paciente
El día anterior a su cita, tu paciente recibe en WhatsApp un mensaje con su cita y una encuesta con tres botones:
- ✅ Sí, asistiré
- ❌ No podré asistir
- 📅 Quiero reagendar
Le llega desde el número de tu consultorio, no desde uno que no conoce. El texto sale de una plantilla que puedes ajustar, con la fecha, la hora y el doctor que se llenan solos.
Si un mismo teléfono tiene varias citas el mismo día (una mamá con sus dos hijos, por ejemplo), recibe un solo mensaje con todas y una encuesta por persona. Y si el paciente es menor de edad, el acuse de confirmación habla del niño, porque quien contesta es su papá o su mamá.
Qué pasa con cada respuesta
Con el WhatsApp de tu consultorio conectado, la respuesta se registra sola en la agenda:
- «Sí, asistiré» marca la cita como confirmada y el paciente recibe un «¡Cita confirmada!» con los datos de su cita.
- «No podré asistir» o «Quiero reagendar» cancelan la cita solos, para que el espacio quede libre. La cancelación se puede deshacer, y al WhatsApp del consultorio le llega un aviso de que el paciente canceló o pidió reagendar.
- Si contesta con texto en lugar de tocar un botón, ese mensaje no se procesa solo: lo lees en el WhatsApp del consultorio y actualizas la cita a mano.
Cancelar no es reagendar: el sistema no le busca fecha nueva. Para eso alguien de tu equipo le escribe o le llama. Si lo pides, también podemos activar un aviso al doctor de esa cita para que mande sus próximos horarios libres.
Cuándo sale sola, y cuándo no
La confirmación automática se configura por consultorio en Mi consultorio → Avisos por WhatsApp. En AgendaDental la dejamos encendida desde tu alta; tú eliges la hora y la puedes apagar cuando quieras.
- El lote diario: a la hora de envío que elijas (entre 8:00 a.m. y 12:00 p.m.) salen las encuestas de las citas de mañana. El sábado también salen las del lunes.
- Citas de último momento: si marcas la casilla de citas de hoy y las que se agenden después de esa hora, la encuesta sale unos 10 minutos después de agendar, siempre que falten más de 3 horas para la cita.
- Horario: no se manda nada en domingo ni fuera de 8:00 a 20:00. El lote sale en desorden y con unos segundos entre encuesta y encuesta, para que no parezca una ráfaga.
- Se salta las citas ya confirmadas o que ya recibieron encuesta, las que no tienen teléfono, los pacientes marcados como «Prefiere llamada» y las citas fuera del consultorio.
- Necesita tu WhatsApp conectado. Si se desconecta, la tarjeta te lo avisa: no saldría nada hasta que lo vuelvas a vincular.
Hay un segundo interruptor opcional, «Recordatorio a quien no contesta»: si a las 4 horas el paciente no ha respondido, le llega una segunda encuesta. Una sola vez, y solo si faltan más de 6 horas para la cita.
Recepción sigue teniendo el control
Lo automático no le quita nada a recepción. En Citas de hoy y Próximas citas cada cita sin confirmar sigue teniendo sus dos botones:
- «Confirmar Px» manda la misma encuesta a mano, para una cita suelta o un paciente que la pide otra vez.
- «Confirmar» marca la cita como confirmada cuando el paciente avisó por teléfono o en persona.
El sistema no duplica: lo que recepción ya mandó, el automático no lo repite. En la tarjeta de configuración, «Últimos envíos automáticos» te dice a quién le salió, por qué regla y qué contestó.
Todo esto vive dentro de tu agenda por sillón y por doctor, así que una cita que se cae por WhatsApp deja el hueco a la vista para llenarlo.
Lo que necesitas para empezar
- Un celular con WhatsApp normal para el consultorio. Lo vinculas una vez escaneando un código QR, igual que WhatsApp Web.
- Que siga con batería e internet. El teléfono se sigue usando como siempre y no tiene que quedarse abierto en ninguna pantalla, pero si pasa mucho tiempo apagado WhatsApp puede desvincularlo.
- Un número dedicado al negocio, de preferencia, y no el personal de la doctora.
- El teléfono de cada paciente capturado en su ficha: sin teléfono no hay encuesta.
El mismo WhatsApp que confirma tus citas es el que usas para recuperar pacientes que no han vuelto.