Cuánto cobrar por tratamiento dental: cómo calcular la hora-sillón

Por qué empezar por la hora-sillón

Muchos consultorios fijan precios copiando lo que cobra el colega de la zona o lo que cobraban donde trabajaban antes. El problema es que el colega tiene otra renta, otro equipo, otro laboratorio y otra agenda. Su precio puede dejarle ganancia y a ti no.

El método de costo por hora-sillón parte de una idea simple: tu tiempo en el sillón es lo que vendes. Todo lo que pagas cada mes (renta, sueldos, luz, el equipo que se va desgastando, tu propio sueldo) solo se recupera en las horas en que atiendes pacientes. Si sabes cuánto te cuesta cada una de esas horas, puedes saber cuánto te cuesta cada tratamiento y, con eso, cuánto cobrar.

La fórmula completa es:

Precio = (horas del tratamiento × costo por hora-sillón) + material + laboratorio + honorarios del especialista + margen

Vamos por partes. Todas las cifras de esta guía son un ejemplo inventado para mostrar el cálculo: no son datos del mercado ni de ningún consultorio. Usa los tuyos.

Una aclaración antes de empezar: esto es un método de costeo para tomar decisiones de precio. No sustituye a tu contador en lo fiscal (impuestos, depreciación deducible, régimen); para eso, pregúntale a quien lleva tu contabilidad.

Paso 1: suma tus costos fijos del mes

Los costos fijos son los que pagas aunque ese mes no llegue un solo paciente. Junta los recibos de varios meses y saca un promedio mensual. No olvides ninguno de estos:

• Renta del local (o, si es propio, lo que cobrarías por rentarlo).
• Sueldos de asistente, recepción y limpieza, con todo lo que cuestan: prestaciones, cuotas y aguinaldo prorrateado al mes.
• Servicios: luz, agua, internet, teléfono, gas.
• Software, contador, publicidad, mantenimiento y seguros.
• Depreciación del equipo: la unidad dental, el compresor, el autoclave, los rayos X y el instrumental se acaban. Divide lo que costaron entre los años que esperas que duren y luego entre 12. Si no lo apartas, el día que se descompone la unidad no tienes con qué reponerla.
• Tu sueldo. Este es el que más se olvida. Si eres el dentista dueño, ponte un sueldo realista por tu trabajo clínico. Lo que sobre después de ese sueldo es la utilidad del consultorio.

Ejemplo (cifras ilustrativas):

El material y el laboratorio no van aquí: cambian según el tratamiento, así que se suman después, tratamiento por tratamiento.

Paso 2: cuenta tus horas clínicas reales

Aquí está el error que más distorsiona los precios: dividir los costos entre las horas que el consultorio está abierto. Abierto no es lo mismo que productivo. Las horas que cuentan son las que tienes a un paciente en el sillón.

Parte de tu horario y resta lo que no se cobra:

1. Horas abiertas al mes. En el ejemplo: lunes a viernes, 8 horas al día durante 22 días (176 h), más sábados de 4 horas (16 h) = 192 horas.
2. Esterilización y preparación entre pacientes. Limpiar y desinfectar la unidad, cambiar barreras, preparar el instrumental del siguiente. Si entre cita y cita se van 10 o 15 minutos, al mes son muchas horas. Ejemplo: 30 horas.
3. Cancelaciones, inasistencias y huecos que no alcanzaste a llenar. Mídelos con tu propia agenda de los últimos meses, no a ojo. Ejemplo: 25 horas.
4. Tareas sin paciente dentro del horario: compras, juntas con proveedores, papeleo. Ejemplo: 8 horas.

Horas clínicas reales del ejemplo: 192 − 30 − 25 − 8 = 129 horas al mes.

Si tienes más de un sillón, haz este cálculo por cada sillón que de verdad produce. Un segundo sillón que se usa dos tardes a la semana no reparte tus costos a la mitad.

Paso 3: calcula tu costo por hora-sillón

Ahora divide:

Costo por hora-sillón = costos fijos del mes ÷ horas clínicas reales

En el ejemplo: $101,250 ÷ 129 h = unos $785 por hora.

Ese número es lo que te cuesta cada hora de sillón, antes de material y laboratorio. Si un tratamiento te ocupa media hora, solo de tiempo ya te cuesta unos $392.

Conviene sacar también una segunda cifra: el costo por hora-sillón sin tu sueldo. Te va a servir cuando un especialista atiende en tu sillón y cobra su propio honorario, porque en ese caso tu tiempo clínico no se está usando. En el ejemplo: ($101,250 − $40,000) ÷ 129 h = unos $475 por hora.

Fíjate cómo mueve la cifra la ocupación: si recuperas 15 de esas 25 horas perdidas por cancelaciones, tus horas reales suben a 144 y el costo por hora baja a unos $703. Llenar la agenda abarata cada tratamiento sin tocar un solo gasto. Si las inasistencias te están comiendo horas, vale la pena atacarlas antes de subir precios.

Paso 4: costo directo y precio con margen (ejemplo completo)

Con la hora-sillón resuelta, cada tratamiento se arma igual:

1. Tiempo de sillón: suma todas las citas del tratamiento, no solo la principal. Una corona no es una cita: es la preparación, la prueba y el cementado.
2. Material: anestesia, resinas, cementos, barreras desechables, lo que se gasta en ese paciente.
3. Laboratorio: lo que te cobra el laboratorio por ese trabajo, incluido el envío si lo pagas tú.
4. Honorarios del especialista, si no lo haces tú.
5. Margen: la utilidad del consultorio, encima de todo lo anterior.

Ejemplo (cifras ilustrativas): una corona hecha por el dentista dueño.

Ojo con la diferencia entre margen y sumar un porcentaje al costo. Si al costo de $4,820 le sumas 25 %, cobras $6,025, y tu margen real sobre el precio es de solo 20 %. Para que el 25 % sea del precio, divide el costo entre 0.75. Ninguna de las dos formas está mal, pero decide cuál usas y no las mezcles.

Variante: la misma corona la hace un especialista que cobra un porcentaje de lo cobrado menos el laboratorio (un esquema común; el tuyo puede ser otro). Supón que su honorario es del 35 % y mantienes el precio de $6,430:

• Tiempo de sillón sin tu sueldo: 2 h × $475 = $950
• Material: $450 · Laboratorio: $2,800
• Honorario: 35 % × ($6,430 − $2,800) = unos $1,270
• Costo total: unos $5,470 → margen de unos $960, alrededor del 15 %

El mismo precio deja mucho menos cuando lo hace otra persona. Si tus precios de especialidad no consideran el honorario, el margen se va sin que lo notes.

Tabla para llenar con tus números

Cópiala en una hoja de cálculo o en papel y llénala con tus cifras. Hazla una vez para tu consultorio y luego una fila por tratamiento.

Si hay honorario por porcentaje, el honorario depende del precio: calcula primero el precio sin él, saca el honorario sobre ese precio y vuelve a revisar el margen, como en la variante del ejemplo.

Paso 5: revisa contra el mercado de tu zona

El cálculo te dice tu piso: debajo de esa cifra, el tratamiento te cuesta dinero. No te dice cuánto está dispuesto a pagar un paciente en tu colonia. Para eso hay que mirar afuera:

• Pregunta a colegas de confianza de tu zona y especialidad qué rangos manejan.
• Revisa las listas de precios que publican otros consultorios cercanos y las de aseguradoras o convenios con los que trabajes.
• Mira tu propio historial: a cuánto has cobrado en realidad cada tratamiento en los últimos meses, con descuentos y ajustes incluidos.

Con eso, cada tratamiento cae en uno de tres casos:

Lo que no conviene es bajar al precio del mercado sin entender por qué tu costo es más alto. Casi siempre la causa es una de tres: poca ocupación del sillón, costos fijos grandes para tu volumen o un laboratorio caro. Las tres se pueden atacar.

Errores comunes al calcular el precio

Revisa esta lista antes de dar por buenos tus precios:

• Olvidar tu propio sueldo. El margen termina siendo tu pago y el consultorio no genera utilidad.
• Olvidar el honorario del especialista. Un tratamiento con el mismo precio deja mucho menos cuando lo hace otra persona, como en la variante del ejemplo.
• No contar el tiempo de esterilización y preparación. Si entre cada paciente se van 15 minutos y no los restas, tu costo por hora sale más bajo de lo real.
• Ignorar las cancelaciones y huecos. Las horas que nadie ocupa también se pagan.
• Contar solo la cita principal. Las citas de prueba, ajuste y control también usan sillón.
• No apartar la depreciación. El equipo se acaba aunque no lo veas en el estado de cuenta.
• Confundir margen con porcentaje sobre el costo. Sumar 25 % al costo no deja 25 % de margen.
• Usar un precio de laboratorio viejo. Si el laboratorio subió y tú no, el aumento sale de tu margen.
• Hacer el cálculo una vez y olvidarlo. La renta, los sueldos y el laboratorio cambian cada año.

Cómo mantener tus precios al día con AgendaDental

Calcular el precio es la mitad del trabajo. La otra mitad es que el precio que calculaste sea el que de verdad se cobra, y que tengas los números para recalcular. Esto es lo que te ayuda en AgendaDental:

Un tarifario con precio de lista. En Servicios y Precios das de alta cada tratamiento una sola vez, con su precio de lista en pesos (y en dólares, si cobras en las dos monedas). Si cada especialista cobra distinto el mismo tratamiento, se da de alta un renglón por especialista con su propio precio. Solo la dueña (o quien tenga permiso de administrar ese catálogo) puede cambiar precios; el resto del equipo solo los consulta.

Aviso cuando el catálogo se queda atrás. Si un tratamiento se está cobrando de forma constante a otro precio (5 de las últimas 6 cotizaciones al mismo importe, distinto al del catálogo), Servicios y Precios lo avisa y te deja actualizar el precio de lista o ignorar el aviso. Es una forma práctica de ver qué cobras en realidad, que es justo lo que necesitas para el paso 5.

Cotización antes de cobrar. Todo cobro pasa por una cotización (el presupuesto del paciente), aunque sea de un renglón. El precio se puede ajustar en el momento, se cobra completo o en abonos y queda en el expediente. Te lo explicamos a fondo en la caja y los cobros.

Honorarios pactados por especialista. Cada doctor puede tener su honorario como porcentaje, monto fijo, porcentaje menos laboratorio o «clínica» (cuando todo queda para el consultorio), con excepciones por tratamiento ligadas al catálogo. Así el honorario que usaste en tu cálculo es el mismo con el que se reparte cada cobro.

Reportes para recalcular. En Reportes Financieros, la pestaña Ingresos te da lo cobrado por periodo y por doctor, con exportación a Excel, y la pestaña Producción muestra, por especialista, lo cobrado y el detalle de cada cita con su estado (asistió, no asistió). Con eso puedes medir cuántas horas se te van en inasistencias en lugar de adivinarlo. Más detalle en los reportes del consultorio.

Gastos y utilidad (función que se activa a pedido). Si tu consultorio la tiene activa, la pestaña Gastos te deja anotar cada gasto con su categoría (renta, sueldos, servicios, laboratorio, material, mantenimiento y equipo, entre otras) y dar de alta gastos fijos que se anotan solos cada mes. Con ella, la pestaña de ingreso neto pasa a mostrar la utilidad del consultorio: lo que entró en el periodo menos lo pagado a especialistas y menos los gastos anotados. Es justo la lista del paso 1, ya armada, para cuando toque recalcular. Si no la ves, se pide a soporte.

Una vez que tus precios estén calculados, el siguiente paso es cuidar que el dinero cuadre al final del día; para eso está la guía de control de caja del consultorio.